Vier Schritte zur Bewältigung grosser Projekte in Jira – Teil 2

Nach Schritte 1 und 2 in unserem letzten Blogbeitrag, in denen wir eine solide Grundlage für Ihr Jira-Projekt geschaffen haben, tauchen wir nun in die Daten ein und zeigen, wie Sie deren Leistungsfähigkeit entfesseln können.

Schritt 3 – Überwachen Sie Ihre Daten und machen Sie darauf aufmerksam

Der nächste Schritt besteht darin sicherzustellen, dass Ihre Daten von höchstmöglicher Qualität sind. Dazu müssen Sie das Bewusstsein Ihrer Projektkollegen schärfen. Leitlinien waren ein erster Schritt, aber sie reichen nicht aus. Sie können nicht garantieren, dass Issues korrekt eröffnet, aktualisiert und zuverlässig wieder geschlossen werden. Sie können jedoch dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeitenden auf drei verschiedenen Ebenen einen Überblick von den Issues gewinnen: auf individueller Ebene, auf Teamebene und auf Stufe Gesamtprojekt. Wir schlagen verschiedene Möglichkeiten vor, diese Übersichten zu erstellen:

• Auf individueller Ebene: Als “Good Practice” erstellen wir immer ein Dashboard namens “Mein persönliches Dashboard”. In diesem Dashboard werden kleine, farbige Boxen mit Filtern als Gadgets angezeigt, z. B. “Meine Stories im Test”, “Meine Bugs”, “Meine offenen Tasks”. Die Filter beruhen auf einfachen Parametern in JQL-Abfragen, die jeweils mit “assignee = currentUser()” oder “creator = currentUser()” individualisiert werden. Der Benutzer kann dann auf einer einzigen Seite alle Jira-Issues sehen, mit denen er sich aktuell befassen muss oder auch, wo von ihm eröffnete Issues gerade stehen. Wir schlagen vor, dass alle Teammitglieder dieses Dashboard als tägliche Basis für ihre Projektarbeit nutzen.
• Auf Teamebene: Wir erstellen Filter für unsere Teamleiter und bitten sie, diese zu abonnieren. Bei diesen Filtern handelt es sich zum Beispiel um simple Bereinigungsfilter. Sobald beispielsweise neue Stories geöffnet werden, bei welchen ein wichtiges Feld fehlt, erhält der Teamleiter eine E-Mail. Er kann sein Abo alternativ auch so anpassen, dass er eine E-Mail pro Woche mit seinen Bereinigungsaufgaben erhält.
• Auf Projektebene: Für diesen Überblick auf höchster Ebene empfehlen wir das Add-on Structure für Jira, das zu den beliebtesten Add-ons im Atlassian Marketplace gehört. Es ermöglicht Ihnen, die gewünschten Issues in einer hierarchischen Form zu visualisieren. Sie können Issues mittels Drag-and-Drop priorisieren, benutzerdefinierte Formeln zur Berechnung von KPIs erstellen und vor allem die Komplexität je nach Zielgruppe auf Knopfdruck reduzieren. Einfach ausgedrückt: Wie Excel, aber voll integriert und immer “live”. In Kürze werden wir einen Artikel zu diesem Thema veröffentlichen, in dem wir Ihnen unsere Best Practices für Structure vorstellen.

Wir empfehlen diese Tools zu nutzen um Ihre Mitarbeitenden zu ermutigen, proaktiv zu handeln, indem Sie ihnen einen Überblick darüber verschaffen, was gerade wichtig ist. Sie werden nicht mehr in komplizierten JQL-Abfragen und veralteten Excel-Exports ertrinken, um die benötigten Informationen zu finden, sondern jederzeit Klarheit haben über ihre Aufgaben.

Schritt 4 – Rapportieren und teilen Sie Ergebnisse direkt in Jira

Die Rapportierung und die Kommunikation von Fortschritten sind nicht nur für Projektleiter relevant. Alle Projektmitarbeitenden sollten wissen, wo man aktuell steht: Wo sind wir in Rückstand geraten? Wo machen wir zügig Fortschritte? Aber um dies zu veranschaulichen, braucht man zuverlässige Daten. Die gemeinsame Nutzung von übersichtlichen Dashboards zeigt allen, warum es so wichtig ist, mit den Daten in Jira so genau wie möglich zu arbeiten. Es schafft ein gemeinsames Ziel, ein gegenseitiges Verständnis – und überzeugt sogar die Entwickler davon, Jira als wesentlichen Teil ihrer Arbeit zu sehen und nicht als nutzlose “Administration”.

Sie können verschiedene Tools verwenden, um das Gesamtbild darzustellen, aber die richtige Wahl hängt von Ihrem Ziel ab. Wenn Sie z. B. Statistiken über Bugs anzeigen möchten, können Sie die Dashboards und Gadgets verwenden, die Jira out of the box bietet. Sie können auch leistungsstarke Plug-ins zur Datenanalyse wie eazyBI verwenden, um komplexere Diagramme im Zeitverlauf anzuzeigen. Und schlussendlich, wenn Sie den Fortschritt Ihrer Features anzeigen, Engpässe hervorheben und Abhängigkeiten visualisieren möchten, empfehlen wir die Verwendung von “Structure” wie oben beschrieben.

Wir hoffen, dass diese einfachen, aber effektiven Schritte Ihnen einige Anregungen gegeben haben, wie Sie auch grosse Projekte in Jira operationalisieren und unterstützen können. Bei Fragen oder für Rettungsmissionen in Ihrem Jira stehen wir gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns per Kontaktformular auch ganz unkompliziert via unser LinkedIn-Profil.