Vier Schritte zur Bewältigung grosser Projekte in Jira – Teil 1

Wenn Sie schon einmal an einem grossen IT-Projekt mit Jira beteiligt waren, haben Sie vielleicht eine ähnliche Erfahrung gemacht: Die Anzahl der Aufgaben in Jira wächst ständig und es ist erstaunlich einfach, sich in einem Dschungel von Bugs, Stories und Epics zu verlieren. Es wird schwierig, die Übersicht über das Projekt zu behalten. Es gibt immer mehr Duplikate, Sie verlieren den Überblick über den Status Ihrer Epics, und es wird immer schwieriger, im richtigen Moment die richtigen Daten zur Hand zu haben. Sie versuchen, den Tag zu retten, indem Sie eine Liste von Problemen in eine Excel-Datei exportieren, ein paar unbeholfene Statistiken erstellen und ein paar hübsche Diagramme zeichnen, denn damit kennen Sie sich aus, und das Management mag das. Es besteht jedoch ein erhebliches Risiko, dass die Daten unvollständig oder sogar falsch sind. Es vielmehr sehr wahrscheinlich, dass Ihr Bericht bereits veraltet ist.

Die Sache ist nicht einfach. Manchmal haben Sie es mit Altlasten zu tun, die von anderen geschaffen wurden, manchmal ist das Projekt zu gross. Es gibt jedoch ein paar einfache Schritte, die Sie unternehmen können, um einen Neuanfang zu machen, oder bevor Sie in diesem Moment ein grösseres Projekt beginnen, um auf einer soliden Grundlage zu starten. Wir möchten unsere Erfahrungen mit Ihnen teilen und Ihnen einige der Massnahmen vorstellen, die uns geholfen haben.

Schritt 1 – Überarbeitung der Grundlagen

Die erste Frage, die Sie sich stellen müssen, lautet: Ist Jira das Tool, mit dem alle arbeiten? Wenn Sie wollen, dass Jira so effizient wie möglich ist, müssen alle daran beteiligt und bereit sein, mit dem Tool zu arbeiten. Von der Geschäftsleitung über Business-Analysten bis hin zu Entwicklern von Drittanbietern – sie alle müssen auf Ihr Jira-Projekt zugreifen und verstehen, was vor sich geht. Um dies zu ermöglichen, müssen Sie bereit sein, zwei grundlegende Dinge zu tun: die Basis neu zu bewerten und sie zu bereinigen. Mit diesen beiden Aspekten werden Sie während Ihres Projekts mehrmals konfrontiert.

Zunächst müssen Sie sich darüber im Klaren sein, welche Arten von Jira-Issues Sie definieren. Sind die Standard Issue Types und -hierarchien ausreichend oder definieren wir eigene Typen für weitere Abstraktionsebenen? Und denken Sie daran, die Symbole sorgfältig auszuwählen: eine Farbe und ein Symbol für jeden Typ! Es mag wie ein unwichtiges Detail erscheinen, aber es ist von entscheidender Bedeutung, um allen Beteiligten ein schnelles Verständnis aller Komponenten zu ermöglichen, die mit Sicherheit immer komplexer werden. Zweitens muss die Struktur des Projekts und der Teams klar sein und kommuniziert werden. Sie können dies direkt in Jira festlegen und sich z. B. in einem Dashboard einen Überblick über die Teams verschaffen. Drittens ist es wichtig, das zu finden, was man sucht. Gut durchdachte Filter helfen Ihnen dabei am meisten. Seien Sie also bereit, Ihre JQL-Kenntnisse zu erlernen und zu trainieren.

Schritt 2 – Klare Prozesse und Verantwortlichkeiten festlegen

Je grösser das Projekt ist, desto klarer müssen die Prozesse und Verantwortlichkeiten in Jira sein. Für diesen Schritt ist Confluence Ihr bester Verbündeter: Erstellen Sie einen eigenen Abschnitt – oder sogar einen eigenen Bereich – in dem Sie alle offiziellen Richtlinien zentral sammeln. Hier sind die beiden Arten von Richtlinien, die in unseren Projekten am häufigsten verwendet werden:

• Die Seite „Lieferprozess“: Hier finden Sie alle Schritte – von der Notwendigkeit eines neuen Features bis zum Schliessen der Epics und Stories in Jira. Sie können festlegen, welche Arten von Issues für jeden Schritt relevant sind, welchen Status die Issues haben sollen und wer für jeden Teil des Prozesses verantwortlich ist.
• “How-to-Seiten“: Dies sind Anleitungen, wie man in Jira korrekt Issues erstellt. Sie erklären die Pflichtfelder, die Bedeutung oder den Zweck jedes Feldes und die Definition der verschiedenen Status (was bedeutet es, wenn eine Story „Ready for Development“ ist?). Es handelt sich dabei um einfache Seiten, eine für jede Art von Problem, die wie eine Einkaufsliste aussehen, auf der Sie die Kästchen ankreuzen können, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen angegeben haben. Auf diese Weise wird auch eine gemeinsame Terminologie für das gesamte Projekt sichergestellt.

Wir versuchen immer, diese Seiten so weit wie möglich mit allen Projektkollegen zu teilen. Sie sind Teil des Starterpakets des Projekts und ein „Muss“ für neue Teilnehmer.

Damit ist Teil 1 abgeschlossen. Bleiben Sie dran für Teil 2 dieser Serie, in dem wir erklären werden, wie man die Daten in Jira für Einzelpersonen, Teams oder das Projektmanagement am besten nutzen kann und auf welches Add-on wir uns besonders verlassen haben.