In den letzten Jahren durften wir immer wieder tiefrote Projekte übernehmen und zurück auf die Erfolgsspur führen. Die Erkenntnis, dass das jeweilige Projekt wiederbelebt werden muss und der Entscheid, dass rigorose Veränderungen nötig sind, war zu unserem Antrittszeitpunkt jeweils bereits gefällt. Die Einleitung eines Turnarounds ist eine Massnahme, welche mit dem öffentlichen Eingeständnis einhergeht, dass es um ein Projekt nicht gutsteht, dass Fehler begangen und Projektbudgets nicht optimal investiert wurde. Oft führt die Einleitung dieses drastischen Schritts auch zu einem Imageverlust der bisherigen Projektverantwortlichen. Wie können Sie erkennen, dass ihr Projekt in Schieflage ist und Sie handeln müssen? Treten auf Ihren Projekten die folgenden Indikatoren auf, schenken sie diesen Beachtung und überlegen Sie sich, ob die Einleitung von Turnaround Massnahmen nötig ist.
1. Trotz Status «rot» sind die Projekt-Büros um 17:30 leer
Mit der Mitarbeit in spannenden, innovativen und abwechslungsreichen Projekten geht meist auch eine erhöhte Arbeitslast einher. Sind in den Büros des operativen Betriebs längst die Lichter gelöscht, herrscht in den Projektbüros noch reger Betrieb. Wenn Sie sich wundern, dass bei Ihnen trotz Bergen an ausstehender Arbeit, zahlreicher ungelöster Probleme und Ampelstatus «rot» die Projektbüros bereits am frühen Abend gähnend leer sind und nur noch vereinzelte Projektmitarbeiter schulterzuckend und mit leerem Blick auf ihrer Maus herumklicken, haben Sie ein Kultur-Problem in ihrem Projektteam. Motivation und Engagement, aber vor allem auch Buy-in und Identifikation jedes einzelnen Projektmitarbeiters mit dem Projekt sind fundamentale Faktoren für den Erfolg. Herrschen aber Gleichgültigkeit und «Dienst nach Vorschrift» Mentalität sind dies oft eindeutige Hinweise auf fehlende Empathie des Projektmanagements oder falsches Staffing von Schlüsselrollen.
2. Begonnene Arbeit wird nicht abgeschlossen
Bemerken Sie nachlassenden Arbeitsfortschritt oder sich gegenseitig blockierende Tasks kann dies zahlreiche Ursachen haben. Designs und Konzepte, deren Erstellung zu Beginn des Projektes als zentrale Meilensteine noch frenetisch gefeiert wurden, scheitern bei der Realisierbarkeit in der Umsetzung kläglich. Fehlendes Fach- oder System-Knowhow, Treffen von falschen Annahmen, Unterschätzen von Komplexität und Nichtbeachtung zentraler Details oder Verkettung von Fehlentscheiden rächen sich spätestens bei der Betrachtung der nicht kompatiblen Ergebnisse im funktionsübergreifenden Verbund. Oft sind es auch offene Entscheidungen, welche den Fortschritt blockieren. Mangelnde Entscheidungskultur, kontinuierliches Überbordwerfen von gefällten Entscheiden, unklare Entscheidungsprozesse oder Entscheidungsträger, welche aufgrund chronischer Überlastung oder aus Gründen der persönlichen Profilierung zu Bottlenecks werden, stehen dem Abschluss von Tätigkeiten im Weg.
3. Niemand kann präzise Aussagen zum Projektstatus geben
Bei erhöhter Komplexität steigt die Gefahr, dass sich die Projektleitung mehr und mehr um Problemlösung kümmert, anstatt den Überblick über das Projekt zu behalten und dieses strategisch und strukturiert zu führen. Standardisierte Methoden oder zentrale Kommunikations- und Rapportierungswerkzeuge wie Meeting Protokolle oder Statusreports werden mit Hinweis auf das Schlagwort «Agil» als unnötig erachtet oder aufgrund Unwissens mit Fehlinformationen oder gar absichtlich mit Beschönigungen oder Notlügen befüllt. Wenn Ihnen die Projektleitung nicht jederzeit präzise Auskunft über den Status des Projektes geben kann, ist ihr das Projekt entglitten. Ist dies geschehen, ist auch der Projektscope nicht mehr unter Kontrolle und wird sich munter verändern und wachsen. Höchste Zeit für Sie, dem Projektleiter Unterstützung anzubieten oder ihn auszutauschen.
4. Stakeholder sind aufgrund nicht erfüllter Erwartungen enttäuscht und desinteressiert
Cleveres Erwartungsmanagement ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren für jedes Projekt. Sobald gemachte Versprechen nicht eingehalten werden, resultiert Enttäuschung bei den Stakeholdern gefolgt von wachsendem Desinteresse am Projekt und Vertrauensverlust gegenüber der Projektleitung oder dem Projektteam. Die Unterstützung nimmt ab und die Prioritäten werden verlagert. Erschwerend kommt hinzu, dass nicht erfüllbare Erwartungen auch die Projektmitarbeiter belasten und ganze Projektteams nachhaltig lähmen und demotivieren, was zu einem Teufelskreis aus wiederum schlechteren Resultaten, weiteren nicht erfüllten Erwartungen und endgültigem Abwenden der Stakeholder von Ihrem Projekt führt.
5. Konflikte zwischen Projektressourcen häufen sich
Die direkt involvierten Projektmitarbeiter spüren am besten, wie es um ein Projekt steht und die allermeisten von Ihnen werden versuchen, das Projekt zum Erfolg zu führen. Werden gut gemeinte Hinweise oder Hilferufe von unqualifizierten oder überforderten Vorgesetzten ignoriert, Probleme personifiziert und Schuldige statt Lösungen gesucht, Ergebnisse schöngeredet oder gar bewusstes Information Hiding betrieben, braucht es unter dem Projektdruck oft wenig, um das Fass nicht nur zum Überlaufen sondern gar zum Explodieren zu bringen. Sicherlich haben auch Sie schon oft politische Gründe erlebt, welche zu Konflikten führen, Stakeholder mit Hidden Agendas, welche den Projektfortschritt blockieren und dadurch interne Grabenkriege anheizen. Oder Einzelpersonen, welche die Bühne des Projektes für eigene Profilierung nutzen, abweichende Meinungen nicht akzeptieren und sich selbst dem Projekterfolg nicht unterordnen können. Bitterböse Konflikte gepaart mit einer erhöhten Projektfluktuation sind das sichtbare Resultat und sind für Sie ein klares Zeichen, dass Veränderungen notwendig sind.
Handeln Sie, bevor es zu spät ist
Falls Sie auf Ihrem Projekt eine Kombination obenstehender Anzeichen finden ist nicht zu handeln keine Option. Als Alternative zum definitiven Abbruch bildet das Einläuten eines Projekt-Turnarounds eine dramaturgische Chance zur Wiederbelebung ihres Vorhabens.
Für abaQon ist die Herausforderung, in Schieflage geratene Projekt in geordnete Bahnen zu lenken, der grösste Ansporn. Ein bewährtes Vorgehen, erwiesene Kompetenz und ein Plan, um sofort – und falls nötig, ohne viel Aufsehen zu erregen – loszulegen zeichnen uns dabei aus. Jedes Projekt ist anders und jeder Turnaround erfordert massgenschneiderte Massnahmen. Wir geben Ihnen gerne Auskunft über das abaQon «Project Turnaround Management» Vorgehen. Kontaktieren Sie uns.
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